Hướng dẫn khâu các tập tin, tờ và thư mục bằng chỉ bằng tay

Khi nghe từ "may", hầu hết mọi người đều nhớ đến những thứ như quần, ga trải giường, gối, vỏ gối, áo khoác hoặc thậm chí là đồ chơi mềm. Ít người nhận ra, trừ khi họ là nhân viên văn phòng, rằng bạn cũng có thể may tài liệu. Đôi khi điều này quan trọng hơn nhiều so với việc may vỏ chăn. Như bạn đã biết, hầu hết mọi tổ chức và doanh nghiệp đã chuyển sang quản lý tài liệu điện tử nội bộ khi cộng tác với các nhà thầu và thậm chí khi nộp tờ khai thuế về thu nhập và các quyết định của tòa án.

Mặc dù máy tính hóa nói chung, các tài liệu giấy vẫn quan trọng đối với các pháp nhân. Để tránh giấy tờ bị thất lạc hoặc bị lẫn lộn, chúng cần được khâu lại. Mặc dù quy trình này có vẻ đơn giản, nhưng nó rất quan trọng, vì vậy mọi người cần biết cách khâu tài liệu đúng cách bằng tay, cách lập hồ sơ vụ án. Thêm thông tin về điều này bên dưới.

Những tài liệu nào được khâu trong công việc văn phòng

Các tài liệu cần được khâu lại với nhau để không bị mất hoặc bị thay thế, và vì số lượng tài liệu rất lớn nên chúng được khâu lại với nhau khi cần, giúp tránh nhầm lẫn.

Thông thường, những tài liệu cần nộp vào kho lưu trữ, gửi để báo cáo hoặc có giá trị đặc biệt đối với chủ sở hữu sẽ được khâu lại.

Danh sách các loại giấy tờ phải được khâu lại một cách chắc chắn:

• Xác minh;
• Lưu trữ;
• Kế toán;
• Nhân viên.

Vật liệu cần thiết để khâu tài liệu bằng chỉ

Nếu bạn khâu tài liệu bằng phương pháp cổ điển, bạn cần mang theo những vật liệu sau:

• Bìa. Có ba loại: loại thông thường - kích thước của loại bìa này là 22,9 x 32,4 cm (kích thước này phù hợp với giấy tài liệu khổ A4 chuẩn); loại không chuẩn - loại bìa này được sử dụng khi kích thước của giấy khác với kích thước chuẩn; để lưu trữ lưu trữ - loại bìa này được sản xuất với nhiều định dạng (được làm bằng bìa cứng rất cứng và điều này góp phần lưu trữ tài liệu lâu dài).
• Phiếu chứng nhận. Khi tài liệu đã được khâu và đánh số hoàn chỉnh, cần phải ghi chú chứng nhận. Việc này được thực hiện trên một tờ giấy riêng và nằm ở mặt sau của tờ cuối cùng của tập hồ sơ. Tờ ghi chú phải được dán bằng keo chuyên dụng để không bị rơi ra theo thời gian.
• Kéo và keo dán.
• Máy đục lỗ.
• Kim các kích cỡ khác nhau, chỉ, dùi, dây thừng hoặc dây thừng.

Trong trường hợp thông thường, các tờ tài liệu được buộc chặt bằng chỉ. Đây là cách một tập giấy nhỏ được kết nối. Đối với kiểu khâu này, thường sử dụng kim và máy đục lỗ văn phòng phẩm, sau đó sợi chỉ được cố định bằng nhãn dán chữ ký cho biết tài liệu đã được chứng nhận. Để buộc chặt nhiều tờ giấy, sử dụng dây thừng dày hoặc tua vít.

Cách khâu tài liệu đúng cách: Hướng dẫn từng bước

Có một số tùy chọn để khâu các tệp và tài liệu. Sự khác biệt giữa chúng là tất cả các phương pháp đều có số lượng lỗ khác nhau và khoảng cách giữa chúng.

Trong hai lỗ

Phương pháp đơn giản nhất. Phù hợp với các bài viết không được nộp để xem xét sau. Để thực hiện, bạn cần thực hiện như sau:

1. In và gấp các tờ giấy theo thứ tự;
2. Sử dụng dụng cụ bấm lỗ để tạo ra những lỗ nhỏ;
3. Luồn chỉ qua các lỗ sao cho có đủ chỗ để thắt nút ở mặt trước;
4. Cắt một tờ giấy nhỏ từ tờ vải khâu và dán lên trên nút thắt sao cho các đầu sợi chỉ nhô ra từ bên dưới.

Trong ba lỗ

Đầu tiên, hãy đánh dấu vị trí các lỗ bạn cần, tốt nhất là ở giữa, trừ khi có yêu cầu khác. Các lỗ phải cách đều nhau và dọc theo mép trái của tài liệu. Sau đó, hãy thực hiện như sau:

1. Dùng kim để khoét một lỗ ở giữa mặt trái của tờ giấy sao cho kim đi vào từ mặt sau và đi ra từ mặt trước.
2. Thực hiện lần đâm thứ hai. Kim phải đâm vào từ phía trước và ra từ phía sau.
3. Tạo lỗ thứ ba. Kim phải đi vào từ mặt sau và đi ra từ mặt trước.
4. Luồn kim qua lỗ đầu tiên một lần nữa và thắt nút, để lại đoạn chỉ dài khoảng 7 cm.
5. Dán bảng chương trình cơ sở.
6. Đặt mua.

Trong bốn lỗ

Thông thường, chúng đòi hỏi phải khâu nhiều hơn 3 lỗ. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để khâu các hộp đựng bằng chỉ vào 4 lỗ. Trình tự các hành động, nếu bạn cần tìm ra cách khâu các hộp đựng vào 4 lỗ, như sau:

1. Dùng kim chọc lỗ;
2. Đâm kim từ phía bên trái qua lỗ số hai;
3. Luồn sợi chỉ qua lỗ đầu tiên bên phải;
4. Sau đó, kim đi vào hai lỗ bên phải;
5. Sau đó kim đi vào lỗ thứ ba tính từ bên phải;
6. Sau đó quá trình chuyển đổi sang giao thức bên trái diễn ra;
7. Chuyển sang lỗ thứ ba;
8. Cần phải tạo một lỗ ở mặt sau và cố định bằng nút thắt.

Trong năm lỗ

Phương pháp này ít khi được sử dụng. Thông thường, cần có 3-4 lỗ. Tăng lên 5 lỗ cho thấy tài liệu này rất quan trọng và yêu cầu báo cáo chặt chẽ.

Thuật toán xỏ kim phụ thuộc vào số lỗ:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Bước cuối cùng là thắt nút sợi chỉ.

Tính năng của flash tài liệu: mẹo hữu ích

Trước khi bắt đầu công việc khâu tài liệu, bạn cần phải làm quen với tất cả các quy tắc và sự tinh tế, cũng như nghiên cứu các yêu cầu tiêu chuẩn cho quy trình này. Tờ chứng nhận được dán vào nút thắt và chỉ, sử dụng keo dán hoặc PVA cho việc này. Sau đó, chữ ký của người đứng đầu tổ chức, ngày khâu và con dấu của doanh nghiệp được đặt trên tờ giấy.

Có một lượng lớn các tài liệu khác nhau cũng cần phải được đóng lại. Bao gồm ảnh chụp, bản vẽ và sơ đồ. Các tài liệu như vậy chiếm toàn bộ diện tích của tờ giấy, và đó là lý do tại sao chúng phải được đánh số ở mặt sau. Trong trường hợp bản đồ và bản vẽ, hai tờ A4 được sử dụng, nhưng chúng được đánh số bằng cùng một số và mỗi tờ được sử dụng đều được liệt kê trong ghi chú.

Cách đánh số trang tính

Trước khi bắt đầu đánh số trang tính, bạn cần nghiên cứu một số điều kiện sau:

• Đánh số bắt đầu từ một, sử dụng chữ số Ả Rập;
• Nếu có một phong bì đựng thư, thì trước tiên phải đánh số phong bì, sau đó mới đến tất cả các giấy tờ kèm theo;
• Khi các giấy tờ khác đã được đánh số được đính kèm vào tài liệu, chúng vẫn cần được đánh dấu theo thứ tự;
• Số tờ phải được đánh ở góc trên bên phải của mỗi tờ, không làm hỏng nội dung của tài liệu;
• Không cần đánh số cho hàng tồn kho;

• Các tờ có định dạng không chuẩn phải được mở ra và chỉ đánh số ở góc trên bên phải;
• Trong trường hợp bản đồ và bản vẽ, sử dụng hai tờ giấy A4 nhưng đánh số giống nhau và mỗi tờ được liệt kê trong phần ghi chú;
• Khi ảnh và giấy chứng nhận chỉ được dán ở một mặt, chúng sẽ được đánh số riêng.

Làm thế nào để chứng nhận một tài liệu khâu

Sau khi hoàn tất thủ tục, cần phải lập một bản ghi chú chứng nhận. Bản ghi chú này phải được viết trên một tờ giấy riêng và đặt trên tờ giấy cuối cùng của các giấy tờ đã chuẩn bị. Ghi chú phải ghi rõ số trang đã đánh số đã được khâu, cũng như mô tả các ghi chú về tình trạng của các tài liệu, các vết bẩn hoặc tờ giấy bị rách có thể có. Bản ghi chú được người đứng đầu tổ chức ký và chứng nhận, nêu rõ chức vụ của mình và giải mã chữ ký.

Chữ khắc chứng nhận phải được dán bằng keo chất lượng cao để vẫn đáng tin cậy ngay cả sau một thời gian dài. Cũng cần có một con dấu, con dấu này không chỉ ghi lại chữ khắc mà còn ghi lại một phần của tờ tài liệu.

Văn bản quy định về việc cấp phát giấy tờ

Trong một số trường hợp, ví dụ, nếu có phần bổ sung, thì được phép sử dụng số chữ cái. Điều quan trọng cần nhớ là các số được đặt ở góc trên bên phải. Theo phương pháp cổ điển, các tờ giấy được buộc chặt bằng một sợi chỉ nếu đó là một khối lượng giấy nhỏ. Trong phương pháp này, một chiếc đục lỗ hoặc một cây kim được sử dụng.

Không thể dán nhãn tin cậy bằng vật liệu tự dính và keo silicat hoặc keo dán. Ngoài những khuyến nghị này, còn có một số quy định khác của ngành thiết lập các quy tắc khâu giấy tờ kinh doanh.

Vì vậy, chúng tôi đã xem xét cách khâu đúng cách các tập tin bằng tay bằng kim và chỉ và khâu các tờ giấy có 4 lỗ trở lên. Học cách khâu các thư mục và các tài liệu khác bằng mũi khâu ẩn không khó.